Las empresas con muchos trabajadores o que operan en diferentes ciudades o países cuentan con un sistema de dietas y gastos para los trabajadores que se desplazan.
Es habitual que muchos trabajadores empleen su jornada laboral en otras ciudades, viajando y consiguiendo nuevos clientes por lo que los programas de dietas y gastos de empresa son muy comunes. Todo este sistema se debe gestionar mediante las notas de gasto.
Las notas de gasto de empresas son documentos que justifican el gasto de una persona contratada o trabajador durante su jornada laboral. La hoja de gastos es la justificación de dietas de los empleados y por ello debemos tener sumo cuidado cuando las realizamos.
La optimización en el proceso de redacción y gestión es muy importante tanto para el trabajador como para el departamento de contabilidad de la propia empresa. Una de las alternativas más populares para comparar software de notas de gasto en empresas nos la ofrece appvizer, que se ha especializado en comparativas de software para todo tipo de gestiones dentro de la empresa.
El proceso de redacción de una nota de gasto de empresa tiene varias fases que podemos empezar a contabiliar desde la generacion de los gastos hasta la propia gestión de las mismas. A continuación vamos a describir las diferentes fases del proceso.
Redacción de la nota de gasto
Es el trabajador el que se suele encargar de la redacción de la nota de gasto y lo hace mediante la recopilación de tickets o facturas que ha ido consumiendo durante la semana o el mes que ha estado fuera. La redacción de la nota debe incluir tanto los gastos en viajes o desplazamientos planificados con tiempo como los gastos imprevistos que hayan podido aparecer durante el propio viaje.
Revisión
La empresa debe comprobar la veracidad de los gastos incluidos por el trabajador para no tener que pagar gastos adicionales. Normalmente, las empresas los comprueban mediante un auditor encargado de ello a final de cada mes o cada viaje que realizan los trabajadores.
El proceso de revisión consiste en recopilar las notas y los justificantes y facturas para conocer la veracidad de las mismas dentro de cada viaje. Se revisan los errores de redacción y de facturas y más tarde se revisan para dar el OK al trabajador que las ha recopilado.
Una vez que se haya revisado toda la documentación aportada por el trabajador, se deben aprobar o denegar las notas de gasto en base a si cumplen las políticas o no de cada empresa. Habrá gastos difíciles de justificar y otros más fáciles, aunque el objetivo es evitar el fraude por parte de los trabajadores.
Contabilidad de la empresa
Por último, se deben incorporar los datos de las notas de gasto a la contabilidad de la empresa y a los programas de gestión de la misma. Se trasladan los datos de las notas a los sistemas de contabilidad para pagar a los empleados los gastos generados durante los viajes.
Tras la contabilidad de la empresa, se suele realizar una especie de informe general donde se compara cada uno de los gastos por trabajador para conocer cual rinde más y cual gasta menos. Esto es muy útil para manejar incentivos a los empleados que se desplazan y suele hacerse una vez al año.
Es interesante conocer los datos acumulativos que nos generan las notas de gasto de cada trabajador para saber qué trabajador es más eficiente y hacer una media de gasto para hacer una comparativa en el futuro.