La organización de eventos es una de las piezas clave que cualquier negocio debe trabajar en su plan de marketing. Se trata de un método increíble para fidelizar a los clientes y socios más importantes, captar nuevos clientes para ampliar la cartera del negocio, entablar relaciones estratégicas y crear sinergias entre equipos.
Está claro que los eventos son una oportunidad única para las empresas para posicionarse en el mercado o expandir su negocio. Para que todo salga bien, es esencial contar con proveedores de calidad para la organización del evento, en áreas como el alquiler de carpas o el catering y, en el día de hoy, hemos preparado este artículo para que cualquier emprendedor pueda saber hasta el último punto necesario para organizar su evento.
De este modo hablaremos de la importancia de este recurso dentro del marketing corporativo, cómo se puede aplicar de diferentes formas según los objetivos que se quieran cumplir y, por supuesto, todos los elementos necesarios para que el evento sea siempre un éxito asegurado.
Un recurso útil para todo tipo de empresas
Los eventos son un recurso maravilloso para todo tipo de empresas, ya sean online y offline. Las empresas online, por ejemplo, pueden ver en la organización de eventos una forma de entrar en contacto directo con sus clientes y socios, poniéndoles cara en directo y mejorando las relaciones, trabajando su aspecto más humano. Sin duda, es una oportunidad para afianzar alianzas y para dar un plus de confianza a los clientes con los que normalmente se relacionan únicamente por Internet.
Por otra parte, para las empresas offline es una manera increíble de tomar un poco de distancia con su negocio, ofrecer algo diferente a lo que los clientes y socios ven cada día y fidelizar y sorprender de cara al futuro. Sea como sea, y se dedique al sector que se dedique, organizar y asistir a eventos debería ser una de las labores obligatorias en la agenda de cualquier empresa.
¿Qué necesitas para organizar tu propio evento corporativo?
Para organizar un evento corporativo es necesario tener claros algunos aspectos que determinarán, entre otras cosas, cómo, dónde, cuándo y por qué se llevará a cabo esta jornada.
¿Qué objetivo perseguimos?
Lo primero que debemos pensar cuando organizamos un evento corporativo es el objetivo que queremos cumplir con él. Estos objetivos, dependiendo de cada empresa, pueden ir destinados, por ejemplo, a la presentación de un nuevo producto o servicio, a comunicar los resultados anuales del negocio, a hacer networking con los clientes y socios o, simplemente, como una forma de agradecer a los trabajadores, socios y clientes la confianza depositada en la empresa.
Sin embargo, este objetivo hay que tenerlo claro desde el principio, ya que de él dependerá todo lo que vendrá después, que irá pensado estratégicamente para cumplirlo. En definitiva, queremos lograr un hito para nuestra empresa y el evento corporativo es un medio para cumplirlo.
El público objetivo
El segundo paso será escoger quiénes serán los invitados; sin embargo, esto no es una fiesta particular, por lo que cada invitado tendrá que ser escogido de manera estratégica para que ayude a cumplir el objetivo. Por ejemplo, puede que en un evento corporativo solo se invite a socios y no a clientes si lo que queremos cumplir es ampliar el capital de la empresa o conseguir una expansión mediante acuerdos con otros negocios complementarios.
Campaña de comunicación
La campaña de comunicación del evento debe comenzar una vez se establezca el objetivo a cumplir. Dentro de esta sección se incluyen desde empezar a comunicar la organización del evento desde los perfiles corporativos de la empresa en redes sociales, hasta contratar notas de prensa y diseñar y enviar las invitaciones al público objetivo.
Todo debe estar pensado para crear repercusión, así sea de manera directa, contando el objetivo del evento, o de manera indirecta, simplemente por fomentar el branding entre el público.
Escoger la localización
Aunque pueda parecer que un evento corporativo se puede celebrar en cualquier lugar, lo cierto es que no. Dependiendo de los objetivos que queramos cumplir y del público objetivo que manejemos, tendremos que escoger una u otra localización.
Lo más importante a tener en cuenta para esto es que debe ser un sitio cómodo, donde podamos realizar diferentes actividades y, sobre todo, que nos dé la posibilidad de contar con un plan B en caso de que, por ejemplo, llueva o haga mal tiempo. Nadie quiere cancelar su evento por un mal día.
Carpas y catering
Otro de los puntos esenciales de cualquier organización de eventos son el alquiler de las carpas y el catering. Estos dos aspectos nos garantizarán la comodidad de los invitados y que las zonas del evento estén perfectamente acondicionadas para el gran día.
Contar con varias carpas puede ser una estupenda alternativa, ya que dará igual qué tiempo haga o cuántas horas estemos, siempre estaremos protegidos bajo ellas y nos permitirá acondicionar el espacio a nuestro gusto.
Del mismo modo, el catering es también muy importante, ya que los invitados querrán comer y beber tranquilamente, por lo que lo mejor es confiar en alguna empresa que sepamos que se adapta a nuestros gustos y exigencias.
Sorprender a los invitados
Finalmente, no nos podemos olvidar de sorprender a los invitados, superando sus expectativas, con la actuación de algún grupo de música en directo o creando una mesa de regalos para ellos.